Hjälp för dig som ska lämna uppgifter till Socialstyrelsens register

Information om inlämning av uppgifter till Socialstyrelsen hittar du på Socialstyrelsens webbplats.

Här har vi samlat vanliga frågor och svar. Om du fortfarande behöver hjälp efter att ha läst informationen nedan är du välkommen att höra av dig till inrapportering@socialstyrelsen.se


Aktuella föreskrifter och förklarande dokument

Ekonomiskt bistånd - Avslutsorsaker

Avslutsorsaker avser det huvudsakliga skälet som ligger till grund för att ett hushåll och de enskilda som hushållet består av (sökande och ev. medsökande) inte längre anses vara i behov av ekonomiskt bistånd. Avslutsorsaken ska registreras, både för hushållet och för de försörjningspliktiga sökande personer som utgör hushållet, på den månad som senast utbetalat belopp avser.

Socialstyrelsens statistik avser att visa anledningarna till varför hushåll som under en period har haft ekonomiskt bistånd inte längre är i behov av det. Statistiken ska inte visa anledningen till varför ärenden i sig avslutas. Med andra ord bör en och samma person kunna ha olika avslutsorsakskoder för olika månader i ett pågående ärende. Det viktiga är att koden anges med rätt avseendemånad och rapporteras till Socialstyrelsen senast 3 månader efter denna avseendemånad.

Högst 3 månader efter den senaste utbetalningens avseendemånad vill Socialstyrelsen alltså veta varför ett hushåll inte längre anses behöva bistånd. Detta är oberoende av när kommunen avslutar själva ärendet. Om senaste avseendemånad är januari ska avslutsorsakskoden senast rapporteras i april-filen den 15 maj. Koden kan dock rapporteras redan i januari, februari eller mars.

Det är viktigt att hålla isär orsak till att ett ärende avslutas och orsak till att ett hushåll inte längre anses behöva ekonomiskt bistånd. Med avslutsorsak menar vi det senare. Ärendet kan behöva hållas öppet utan att nya biståndsbelopp betalas ut varje månad, men det bör gå att sätta en avslutsorsakskod för en månad utan att nödvändigtvis avsluta ärendet. För aktuellt hushåll kan ekonomiskt bistånd komma i fråga några månader efter den senaste utbetalningen.

Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård

Föreskrift giltig från 2019-01-01: HSLF-FS 2017:67

Mall KHSL1 (vårdinsatser): Excelmall för bilaga 1, version 20190610
Mall KHSL2 (KVÅ-koder): Excelmall för bilaga 2, version 20190610

KVÅ-koder: Information om KVÅ-koder på Socialstyrelsens hemsida
Stödmaterial: Information om registret samt en beskrivning av vilka uppgifter som ska lämnas enligt HSLF-FS 2017:67
Mer information: Information för uppgiftslämnare på Socialstyrelsens hemsida

KVÅ-koder som slutar på 000
KVÅ-koden ska anges på den mest detaljerade nivå som är möjlig, och den mest detaljerade nivån slutar inte på 000. Exempel:
  • PD008, Bedömning av hostfunktion – kan användas för statistikrapportering
  • PD000, Utredning av hjärt-kärlfunktioner, blodbildnings-, immunsystemet och andningsfunktioner – kan inte användas för statistikrapportering
Två undantag där den mest detaljerade nivån slutar på 000 som kommer godkännas:
  • QC000, Behandling relaterad till röst- och talfunktioner
  • QL000, Stöd och träning i att kommunicera
Godkända yrkesbeteckningar
  • XS910 Arbetsterapeut
  • XS911 Audionom
  • XS912 Dietist
  • XS914 Logoped
  • XS917 Psykolog
  • XS918 Sjukgymnast/fysioterapeut
  • XS919 Sjuksköterska
  • XS923 Naprapat
  • XS924 Kiropraktor
  • XS925 Barnmorska
  • XS926 Optiker
Ej godkända yrkesbeteckningar
  • XS915 Läkare
  • XS913 Kurator
  • XS916 Ortoptist
  • XS920 Skötare (i)
  • XS921 Undersköterska
  • XS922 Övrig hälso- och sjukvårdspersonal

Tvångsvård av vuxna missbrukare

Mall: Excelmall för ärenden enligt lagen om tvångsvård för vuxna missbrukare
Mer information: Information för uppgiftslämnare på Socialstyrelsens hemsida

Förvaltningsrätternas koder:
  • 1 - Stockholm, Gotlands län
  • 2 - Uppsala, Västmanlands län
  • 3 - Skåne län
  • 4 - Kronobergs, Blekinge, Kalmar län
  • 5 - Östergötlands, Södermanlands län
  • 6 - Jönköpings, Mariestads län
  • 7 - Göteborg, Halland, Vänersborgs län
  • 8 - Värmlands, Örebro län
  • 9 - Dalarnas, Gävleborgs län
  • 10 - Västernorrlands, Jämtlands län
  • 11 - Västerbottens län
  • 12 - Norrbottens län

Cancerregistret - basalcellscancer

Patientregistret

Aktuell föreskrift: HSLF-FS 2013:35
Ändringsföreskrift: HSLF-FS 2016:91
Förklaring föreskrift: Förklaring av föreskrift HSLF-FS 2013:35
Mer information: Information för uppgiftslämnare på Socialstyrelsens hemsida
Konto och inloggning

Hur registrerar jag ett konto?

För att kunna lämna in uppgifter via portalen måste du skapa ett konto. För detta behöver du ha en e-postadress som tillhör den organisation du ska rapportera för, exempelvis ska adressen sluta på @herrljunga.se för Herrljunga kommun. Du behöver även en mobiltelefon som kan ta emot sms. I samband med registreringen väljer du också en pinkod som sedan ska användas vid inloggning.

Hur loggar jag in?

När du ska logga in för att ladda upp din organisations filer behöver du ha tillgång till den mobiltelefon du använde för att registrera dig, samt den pinkod du valde vid registreringstillfället. Du klickar på menyrubriken Logga in i portalens övre högra hörn, skriver in e-postadress och din självvalda pinkod och följer sedan instruktionerna.

Jag har problem att logga in. Vad gör jag?

  • Det blir oväntat fel:
    Ibland blir det oväntat fel när du loggar in. Oftast kan du ändå ta dig vidare till uppgiftsinlämningen och dina kontoinställningar genom att klicka på de olika rubrikerna i menyraden, då det enbart är själva startsidan som inte kan ladda ordentligt. Om det ändå inte fungerar kan du testa att uppdatera webbsidan. Om inte det fungerar kan du försöka i en annan webbläsare. Om du fortfarande inte kan logga in, ta kontakt med inrapportering@socialstyrelsen.se och beskriv vad du gjorde när du fick upp webbsidan Oväntat fel. Ange den e-postadress som är kopplad till kontot som misslyckades med inloggningen.

  • Jag har glömt min pinkod:
    Om du har glömt din pinkod går du till inloggningssidan och klickar på länken "Glömt din pinkod?". Följ sedan instruktionerna för att återställa din pinkod.

  • Jag får inga e-postmeddelanden när jag försöker registrera mig/logga in/ändra uppgifter:
    Om du inte får några e-postmeddelanden kan du titta bland din skräppost om meddelandet har råkat hamna där. Om det inte finns där, och du vet att ni inte har några internetproblem eller övriga systemproblem inom din kommun som gör att e-postmeddelanden kanske inte kommer fram, så kan du kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se. Viktigt att komma ihåg att länken i bekräftelsemejlet bara är giltig i några minuter.

  • Jag får inget sms med säkerhetskod:
    Om du inte får ett sms med säkerhetskod skickat till dig när du försöker registrera användare eller logga in, kan det bero på flera olika saker. Antingen har du av misstag registrerat fel telefonnummer. Det kan även bero på tekniska problem hos din teleleverantör. Ibland handlar det om problem med din telefon, i så fall kan du testa att sätta i ditt sim-kort i en annan telefon och se om det löser problemet. Kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se för mer hjälp.

  • Jag har bytt telefonnummer utan att först ändra i portalen, så nu kan jag inte logga in. Vad gör jag?
    Om du har bytt telefonnummer och därmed inte längre kommer in på portalen så får du ta kontakt med inrapportering@socialstyrelsen.se

Jag har bytt namn, och därmed e-postadress. Vad gör jag?

Om du byter namn och därmed får en ny e-postadress behöver du registrera ett nytt konto, då varje konto är kopplat till den e-postadress som användes vid registreringstillfället.

Jag ska byta telefonnummer, hur gör jag?

När du har loggat in på ditt konto kan du gå till "Min sida". Där kan du ändra ditt registrerade telefonnummer genom att klicka på "Ändra" bredvid befintligt telefonnummer och följa instruktionerna.

Jag kommer avsluta min anställning/inte längre rapportera uppgifter för min kommun. Hur avslutar jag mitt konto?

Om du inte längre är kontaktperson för ett register, och därmed inte längre ska ha kvar ditt konto på portalen, kan du gå in på Min sida och inaktivera ditt konto. Du kan närsomhelst återaktivera kontot genom att logga in och följa instruktionerna. Dessutom är det bra om du kan se till att personen som tar över efter dig skaffar ett eget konto på portalen och på Min sida kryssar för de register hen ska rapportera för. Socialstyrelsen rensar även kontinuerligt bort inaktuella användaruppgifter.

Jag har ingen jobbmobil, är det nödvändigt att registrera ett mobilnummer?

Ja, för att använda portalen måste du registrera ett mobilnummer som kan ta emot sms. I samband med att vi har implementerat vår inrapporteringsportal Filip har vi satsat på att höja säkerheten kring insamlingarna då det handlar om känsliga personuppgifter. Detta innebär bland annat att vi har infört en tvåfaktorsautentisering (med sms). Du behöver ha tillgång till det registrerade mobilnumret varje gång du ska logga in. Vi kommer enbart kommunicera via det nummer du har angett för "Telefon arbete" vid registreringen, så mobilnumret måste inte vara en personlig jobbmobil utan kan t.ex. vara en mobil ni delar på på er enhet, eller en privat mobil.

Hantering av kontaktpersoners personuppgifter

Socialstyrelsen värnar din integritet och dina personuppgifter. De uppgifter Socialstyrelsen sparar om dig är de uppgifter du själv har angett, nämligen ditt namn, vilken kommun du jobbar för, vilka register du rapporterar för, din e-postadress, ditt mobilnummer, samt det kontaktnummer du uppger. Dessa uppgifter sparas för att du ska kunna lämna uppgifter för din organisations räkning till de register Socialstyrelsen administrerar, samt för att Socialstyrelsen ska kunna kontakta dig i frågor gällande inrapportering.

Dessa uppgifter kommer aldrig lämnas vidare till tredje part.

Du kan alltid gå in och ändra mobilnummer, kontaktnummer samt vilka register du rapporterar för på Min sida på filip.socialstyrelsen.se.

Hantering av GDPR

  • Behövs det något anslutningsavtal för att få använda Filip?
    Nej, det behövs inget anslutningsavtal. Socialstyrelsen samlar in data enligt gällande föreskrifter. Du hittar gällande förskrifter för respektive register under kategorin Aktuella föreskrifter och förklarande dokument ovan.

  • Behövs det ett biträdesavtal mellan vår kommun och Socialstyrelsen?
    Nej, det behövs inte. Socialstyrelsen är den personuppgiftsansvarige när uppgifterna kommer till myndigheten. Kommun är ansvarig för uppgifter innan de överförs till Socialstyrelsen. Det anses inte som en biträdesituation.

  • Uppfyller inrapporteringsportalen kraven från GDPR?
    Ja, läs mer på följande sida: Information om sekretessen kring Socialstyrelsens register
    Mer information om hur Socialstyrelsen hanterar personuppgifter hittar du på Socialstyrelsens hemsida.
Lämna uppgifter

Måste vi lämna uppgifter till Socialstyrelsen?

Ja, det föreligger uppgiftsskyldighet och via följande sida kan du klicka dig vidare till mer information om just det register du är intresserad av: för uppgiftslämnare på Socialstyrelsens hemsida

Kan vi få tillbaka de filer vi redan har skickat in till er?

De uppgifter som rapporteras in till Socialstyrelsen via inrapporteringsportalen Filip omfattas av 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Detta innebär en absolut sekretess för uppgifter som omfattas av bestämmelsen. Det finns dock fyra undantag där sekretessen i vissa fall kan brytas, 24 kap. 8 § tredje stycket OSL. Såvida inget av dessa undantag är tillämpligt kan Socialstyrelsen inte skicka tillbaka uppgifter till uppgiftslämnaren. Om det exempelvis rör sig om en begäran om att återfå inskickade filer i syfte att göra korrigeringar och sedan skicka tillbaka detta till Socialstyrelsen, bör det alltså i normala fall inte vara aktuellt att tillämpa något av undantagen.

Hur sparar jag min excelfil till semikolonseparerad textfil?

Instruktion: Hur du sparar en excelmall som semikolonseparerad textfil

1. Spara din excelfil genom att klicka Spara som och välja filformatet CSV (kommaavgränsad).
2. I utforskaren högerklickar du på din csv-fil och väljer Öppna med.
3. Välj att öppna med Anteckningar.
4. Dubbelkolla att inga felaktiga rader har kommit med överst i dokumentet (t.ex. 15 rader malltext från den ursprungliga excelfilen). Ta bort dessa rader, inklusive eventuella rubrikrader.
5. Dubbelkolla att du inte får med en massa extra semikolon i slutet av varje rad. Om detta är fallet se text nedan.
6. Dubbelkolla några rader för att se att du verkligen har semikolon mellan varje fält.
7. Välj Spara som och spara som .txt-fil.
8. Dubbelkolla att filnamnet slutar på .txt och inte .txt.csv eller annat.

Om du får med för många semikolon i slutet av varje rad så kan du gå tillbaka till csv.filen (ser ut som excel) och ta bort ett antal kolumner efter den sista kolumnen som potentiellt skulle kunna innehålla information (t.ex. om du har information fram till kolumn X kan du markera och ta bort kolumn Y-AK). Spara sedan och gör om steg 2-5.

Kan jag rapportera mängdstatistik?

Nej, portalen stöder i dagsläget inte inlämning av mängdstatistik. Insamling av mängdstatistik sker även fortsättningsvis via Socialstyrelsens utsedda underleverantörer.

När är sista inrapporteringsdatum för varje register?

Vi följer föreskriften och den information som står i den, t.ex. månadsuppgifter för ekonomiskt bistånd och insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning ska lämnas in senast den 15e i månaden efter den månad uppgifterna avser. Detta innebär att varje kommun behöver skicka in sina månadsuppgifter några dagar före den 15e för att hinna få återkoppling och göra korrigeringar i tid.

Om du efter att ha läst föreskriften fortfarande känner dig osäker på vilket datum det är som gäller som sista inrapporteringsdatum för just det register du rapporterar för kan du kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se.

Jag kan inte välja rätt register i rullistan på sidan Lämna uppgifter. Vad gör jag?

Du kan enkelt lägga till eller ta bort register som du rapporterar till genom att gå in på Min sida och välja register. Därefter ska du kunna välja mellan rätt register i rullistan på sidan Lämna uppgifter.

Vår kommun beviljar insatser till personer som varken har fullständigt personnummer eller samordningsnummer, hur ska vi rapportera in dessa personer till Socialstyrelsen?

Insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning:
I föreskriften HSLF-FS 2016:86 bilaga 1 och bilaga 2 specificeras ”Om personnummer inte finns, ska samordningsnummer anges”, vilket innebär att endast fullständiga personnummer och samordningsnummer tas emot av Socialstyrelsen. Individer med tillfälliga personnummer, reservnummer eller motsvarande ska inte ingå i filerna som inrapporteras till Socialstyrelsens portal. Ta helt bort raderna som har bokstäver bland de fyra sista tecknen i personnumret. Om detta problem uppstår varje månad är det rekommenderat att ni pratar med leverantören av ert verksamhetssystem för att säkerställa att framtagningen av filerna blir rätt från början.
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2016:86

Ekonomiskt bistånd:
I föreskriften HSLF-FS 2015:30 bilaga 1, bilaga 2 och bilaga 3 specificeras ”Om personnummer inte finns, ska samordningsnummer anges. Om inget av dessa finns, ska födelsedatum anges så långt som möjligt följt av TF00”. Detta innebär att om varken fullständigt personnummer eller samordningsnummer finns, ska TF00 (TFnollnoll) anges i slutet av födelsedatumet. Exempel: ÅÅÅÅMMDDTF00, ÅÅÅÅMMTF00, ÅÅÅÅTF00.
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2017:67

Insatser för barn och unga
i föreskriften HSLF-FS 2016:22 specificeras "Om personnummer inte finns, ska samordningsnummer anges". Samt "Om personnummer eller samordningsnummer inte finns, ska ett tillfälligt id-nummer anges. Det ska skapas av kommunen och bestå av födelsedatum följt av T och 3 slumpmässigt utvalda siffror". Detta innebär att om varken fullständigt personnummer eller samordningsnummer finns, ska TXXX anges i slutet av födelsedatumet. Exempel: ÅÅÅÅMMDDT123.
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2016:22

Jag har ingenting att rapportera i en av filerna denna månad, men portalen godtar inte tomma filer. Vad gör jag?

Ekonomiskt bistånd / Insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning
Om du inte har några uppgifter att rapportera gällande avslutsorsaker (ekonomiskt bistånd) eller påbörjade eller avslutade insatser (insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning) kan du meddela detta direkt i portalen efter att du har valt register i rullistan på sidan Lämna uppgifter. Välj vilken period det gäller och klicka sedan på knappen "Skicka information".

Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård
Om du inte har några uppgifter att rapportera gällande KVÅ-koder behöver du meddela Socialstyrelsen på inrapportering@socialstyrelsen.se för att vi ska kunna göra korrekta inställningar i portalen för er kommun.
Återkoppling

Vad är leverans-ID?

Leverans-ID är den siffra som tilldelas din uppladdning. Denna kolumn är inte specifik för din organisation, vilket medför att de nummer du ser inte nödvändigtvis är i kronologisk ordning. Detta nummer är bra att uppge vid kontakt med Socialstyrelsen om du upplever problem med återkoppling.

Du hittar alltid leverans-ID för senast inskickade fil under menyfliken Leveransöversikt > Leveransstatus.

Varför får jag fel och varningar på sådant som tidigare gick igenom?

Vi har inte ändrat föreskriften, däremot följer våra kontroller föreskriften mer strikt än vad våra underleverantörers kontroller gjorde. Vi ber er därför att säkerställa att era filer följer föreskriften innan ni lämnar in dem. Aktuella föreskrifter finns längre upp på denna sida.

Vad är det för skillnad på fel och varning?

Fel är det som måste åtgärdas innan ni skickar om filen. Varningar är sådant vi vill att ni ändrar men innebär att filen ändå blir godkänd. I framtiden kommer det förekomma att varningar klassificeras om till fel, så se till att rätta till i källsystemet redan nu. Om ni har återkommande varningar kan det vara en poäng att gå tillbaka till källsystemet och ändra för att slippa få samma varning varje månad.

Varför står inte personnummer med i återkopplingsfilen längre?

Vi får inte hantera personuppgifter i portalen och återkopplingsfilen på det sätt som skett förut. Istället får du titta på fliken ”Detaljerad info om leveransen” i återkopplingsfilen där radnummer står med för varje fel, och sedan matcha det mot personnummer i din ursprungsfil.

Frågor om radnummer

  • Jag hittar inte radnummer i mitt program, så jag har svårt att genomföra alla rättningar enligt kontrollfilen!
    Det går att se radnummer i program som Notepad/Anteckningar, MS Excel, Open Office och många fler. I programmet Notepad/Anteckningar får du fram radnummer genom att klicka på ”View”/"Visa" i menyraden och sedan välja ”Status Bar”/"Statusfält". Ställ muspekaren på valfri rad, så står aktuellt radnummer längst ner till höger i programfönstret.

  • Radnummer stämmer inte överens mellan återkopplingsfilen och min fil
    Återkopplingsfilen är baserad på den textfil du har skickat in. Radnummer som nämns i återkopplingsfilen ska därmed läsas som att de stämmer överens med radnumren i själva textfilen. Om man korrigerar sina uppgifter i t.ex. Excel kan det därför vara bra att dubbelkolla om man har med en rubrikrad högst upp i filen eller ej. Har man det kommer radnummer inte stämma överens mellan återkopplingsfilen och raden som är felaktig, utan i Excel-filen vara förskjutet då textfilen inte innehåller rubrikrad.

    Notera: Programmet Notepad/Anteckningar har en radbegränsning på 1024 tecken. Om en rad är längre än 1024 tecken kommer Notepad/Anteckningar automatiskt radbryta och därmed generera en extrarad. Detta kan leda till att radnummer i återkopplingsfilen inte stämmer överens med radnummer på felande rad i filen, då kontrollprogrammet inte får nya rader oavsett hur många tecken raden består av. Detta kan framförallt förekomma vid årsrapportering av ekonomiskt bistånd. Prova att öppna filen i ett annat program, t.ex. Notepad ++, Excel eller Open office, alternativt ring in på våra telefontider för att stämma av vilket personnummer felmeddelandet rör.

Hur läser jag återkopplingsfilen?

När du har lämnat uppgifter kommer du få en återkopplingsfil mejlad till dig inom en timme. Denna återkopplingsfil går även att hitta på sidan Lämna uppgifter på portalen, i högerspalten under historiken. Återkopplingsfilen är en Excelfil som består av ett antal flikar (du ser vilka längst ner till vänster i filen).
  • Den första fliken (Start) visar en sammanfattning av den inskickade filen, samt om den är godkänd, godkänd med varningar eller ej godkänd.
  • På den andra fliken (Information om återkoppling) finns mer information om hur du läser återkopplingsfilen. Om den inskickade filen är godkänd så ser du endast dessa två flikar.
  • Om den inskickade filen är godkänd med varningar eller ej godkänd så kan du se antal och typ av fel/varning på den tredje fliken (Summerad info om leveransen).
  • Du kan se exakta radnummer i den inskickade filen för varje fel/varning på den fjärde fliken (Detaljerad info om leveransen).
  • Du kan se jämförelsekontroller för ekonomiskt bistånd, insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning och insatser enligt LSS i den femte fliken (tredje fliken om filen är godkänd utan varningar). Denna flik är under utveckling.
Vanliga fel i återkopplingen

Insatser enligt LSS

Felaktigt eller saknad kommunkod för Boendekommun - men vi har ju med kommunkod i filen?
- Boendekommun är näst sista uppgiften i föreskriften. Boendekommun ska anges om boendet enligt 9 § 8 eller 9 LSS är beläget i annan kommun än den rapporterande. I denna kolumn godkänns enbart fyrsiffriga kommunkoder eller att fältet lämnas blankt. Om du får ovanstående felmeddelande beror det därför förmodligen på att det står 0 eller 0000 i detta fält. Detta fält ska i så fall lämnas blankt.

Felaktigt antal fältavgränsare (semikolon) i filen - vad saknas?
- Om du får ett felmeddelande om att det enbart är 17 avgränsare i filen beror det oftast på att det saknas kommunkod och årtal i filen. Varje rad ska inledas med dessa två variabler. Exempel: varje rad i en fil från Piteå för 2018 ska inledas 2581;2018;personnummer.

Hur ska personer med skyddad identitet hanteras?
- Personer med skyddad identitet ska rapporteras med fullständiga personnummer. Socialstyrelsens bedömning är att det inte finns några undantag för att rapportera även dessa personnummer och att alla uppgifter skyddas av samma sekretess. Socialstyrelsens bedömning är att kommunernas rapporteringsskyldighet omfattar dessa uppgifter. Vi har sträng sekretess på våra register och lämnar inte ut personuppgifter till obehöriga. Dessutom har vi en så säker lösning som möjligt med inrapporteringsportalen där uppladdade filer slussas direkt in i vår skyddade registermiljö.

Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård, HSL

Jag får felmeddelande på åtgärdskoden QT005. Varför?
KVÅ-koden QT005 finns inte i 2019 års KVÅ och inrapporteringen rör 2019. I KVÅ-dokumentationen anges följande:
QT005 - Hjälpmedelsförskrivning ersätts av koderna GA023 och GA025
Läs mer här: Information om KVÅ-koder på Socialstyrelsens hemsida

Jag får felmeddelande om att det är 14 fältavgränsare i filen för andra halvåret 2018. Vad gör jag fel?
Felet består förmodligen i att du har med tomma fält för januari-juni, när filen enbart ska innehålla uppgifter för andra halvåret. Om detta är fallet (du ser att filen har ett antal semikolon i rad i mitten av varje rad) kan du åtgärda felet direkt i textfilen genom att följa nedan steg:
  1. Öppna textfilen i Anteckningar
  2. Klicka ctrl + h
  3. I första rutan (Sök efter) skriver du in 7 semikolon följt av en etta, alltså ;;;;;;;1
  4. I andra rutan (Ersätt med) skriver du ett semikolon följt av en etta, alltså ;1
  5. Välj Ersätt alla
  6. Välj Arkiv > Spara som > Spara ner filen med uppdaterat filnamn så du kan särskilja filerna och se att du skickar in den senaste versionen
  7. Nu borde du ha en korrekt textfil som du kan skicka in

Insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning

Pågående insatser (kallas även "tvärsnitt"), SOL1
- Uppgift nr 7: Denna variabel hänger ihop med uppgift nr 6. Om hemtjänst är beviljad, alltså en 1a på uppgift 6 så ska antal timmar/månad beviljad hemtjänst anges. Denna siffra ska antingen vara mellan 0-744 (antal timmar), 777 (omsorg dygnet runt) eller 999 (uppgift saknas). Om hemtjänst ej är beviljad, alltså en 0a på uppgift nr 6, ska siffran vara 888 (ej tillämpligt).

Påbörjade eller avslutade insatser (kallas även "förändringar"), SOL2
- Uppgift nr 26: Om hemtjänst är beviljad så ska antal timmar/månad beviljad hemtjänst anges. Denna siffra ska antingen vara mellan 0-744 (antal timmar), 777 (omsorg dygnet runt) eller 999 (uppgift saknas). Om hemtjänst ej är beviljad ska siffran vara 888 (ej tillämpligt).
- Uppgift 27-32: Om det inte finns något beslut om hemtjänst, ska uppgifterna anges som 8 (ej tillämpligt).

Ekonomiskt bistånd

Avslutsorsaker
- Utförlig information om hur man ska rapportera avslutsorsakskoder och på vilken månad man ska sätta koden finns på s.10 i den tekniska instruktionen.

Årsrapportering

När det gäller felmeddelande 13: Belopp för ekonomiskt bistånd(EkbBel01-EkbBel12) saknas, vill vi att ni ta bort raderna OM:

  • Ni har med rader med rena avslag där det aldrig har betalats ut några pengar

  • Ni har med rader utan utbetalt bistånd under 2018, men däremot avslutsorsakskoder som syftar till utbetalningar som rapporterades under 2017. Om detta är fallet behöver ni se över er ärendehantering gällande avslutsorsakskoder, då dessa ska rapporteras för sista månaden personen fick bistånd, och alltså inte för den månad som själva ärendet avslutades.
    T.ex. Om en person fick bistånd avseende december 2017 ska biståndsbeloppet stå med i 201712-filen, avslutsorsakskoden ska inrapporteras senast i 201803-filen men med avseendemånad 201712. Detta ska årsrapporteras i 2017-filen och inte i 2018-filen, även om avslutsorsakskoden rapporterades in först i mars 2018.


När det gäller felmeddelande 69: Angiven hinderkod för medsökande är inte giltig enligt kodverk i föreskriften för ekonomiskt bistånd, beror det oftast på att du antingen har med en gammal hinderkod som inte längre är giltig eller att du har med tvåsiffriga koder istället för tresiffriga.

  • Du hittar korrekta hinderkoder i föreskriften. Du hittar information om vilka koder som inte längre är aktuella i den tekniska beskrivningen.

  • Om du använder Excel för att korrigera uppgifter är det viktigt att du markerar alla kolumner och ändrar kolumndataformatet till Text. Om du inte gör detta är risken stor att alla inledande nollor i ett tal försvinner vid konverteringen av excelfilen till textfil, vilket därmed genererar ett stort antal tvåsiffriga koder istället för det korrekta tresiffriga.

Jag får felaktigt format på personnummer (t.ex. 1,92E+11), hur får jag det att bli rätt?

Ofta blir det problem med formatet för personnummer när du importerar din tabbseparerade text-fil till excel. För att åtgärda detta problem följ nedan steg:
1. Du har din tabbseparerade text-fil sparad på din dator.
2. Öppna programmet excel.
3. Inne i excel klickar du på fliken Arkiv och sedan väljer du Öppna.
4. Välj din tabbseparerade text-fil och klicka på Öppna.
5. Nu får du upp en dialogruta som tar dig genom tre steg.
6. Steg 1 och 2 kan du gå vidare från genom att klicka Nästa.
7. På steg 3 är det viktigt att du markerar kolumnen med personnummer och sedan ändrar från Allmänt (default) till Text i listan över kolumndataformat.
8. Klicka på Slutför.
9. Nu har du en excel-mall med rätt format på personnumren. För att spara som semikolonseparerad text-fil, se manual på frågan "Hur sparar jag min excel-mall till semikolonseparerad text-fil?"

Jag har följt manualen för att göra om min excelfil till semikolonseparerad textfil, ändå får jag samma felkod. Vad gör jag fel?

Om du fortfarande får felkod på att raderna inte är semikolonseparerade, svara då på dessa kontrollfrågor:

- Ser personnumren ut att vara korrekt format? Om det ser ut typ 1,902E+11 är det fel format och manual finns högre upp på denna sida för att åtgärda detta.

- Finns det ”luft” med i filen framför vissa värden så att varje rad blir exakt lika lång? Detta gäller särskilt för SOL2. Filen ska vara kompakt med information, och överflödiga mellanslag ska tas bort. Om detta problem finns kan du testa att i textfilen trycka ctrl + h, göra ett mellanslag i övre rutan, säkerställa att nedre rutan är helt blank och sedan trycka på Ersätt alla. OBS! Detta gäller enbart i filer som i övrigt är semikolonseparerade. Är filen tabbseparerad behöver varje tabbmarkering bytas ut mot semikolon.

- Avslutas varje rad med ett semikolon? En rad får inte avslutas med semikolon, utom när sista uppgiften i raden saknas. I KHSL2-filen kommer raderna sannolikt avslutas med semikolon då det sällan anges fem olika yrkesbeteckningar för en åtgärd.

- Finns det extrarader längst ner i filen som består av bara semikolon? Ta bort dessa! Enbart rader med skarpa uppgifter ska rapporteras in.

- Är det rubrikrad med på rad 1? Ta bort denna rad helt! Enbart rader med skarpa uppgifter ska rapporteras in, inga tomma rader får alltså vara med i filen.

- Är antalet hemtjänsttimmar angivna i heltal? Inga kommatecken får finnas med i filen, utan antalet hemtjänsttimmar ska rapporteras in i närmsta heltal.

- Har ni med fält för områdeskod/stadsdelsnämnd? Om din kommun inte har några områdeskoder/stadsdelsnämnder att rapportera ska detta fält lämnas blankt och därmed generera två semikolon i rad. Enbart Stockholm och Göteborg ska rapportera olika områdeskoder.

Korrekt format på raderna i textfilen:
SOL1: 9999;;191212121212;2;1;777;0;0;0;0;9;8;0;0;0;0;0;0;0;0;0;8;88;0
SOL2:9999;;201801;191212121212;0;88;88;8;1;20160503;20160503;20170124;2;0;1;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;9;1;1;0;0;3;3

KHSL1: 9999;;191212121212;1;;201901
KHSL2: 9999;;191212121212;1;;PD008;20190124;XS919;;;;

Vanliga felaktigheter i format på raderna i textfilen i fetstil samt understruket:
SOL1: "9999;12;1,9121E+11;2;1;777;0;0;0;0;9;8;0;0;0;0;0;0;0;0;0;8;88;0;"
SOL2: "9999;;201801;191212121212;0; 88; 88;8;1;20160503;20160503;20170124;2;0;1;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;9;1;1;0;0;3;3;"
Följande fel finns: citattecken runt raderna, felaktigt format på personnummer, rad avslutas med semikolon, filen innehåller mellanslag (siffrorna 88 är alltså korrekta, men inte mellanslagen framför dem).

KHSL2: 9999;;191212121212;1;;PD008;20190124;XS919
Följande fel finns: fält saknas i slutet av raden för yrkesbeteckning 2-5. Varje rad ska avslutas med 5 fält för yrkesbeteckning. Om inte alla fem fält fylls med en kod ska fälten lämnas tomma. Varje rad ska innehålla 11 semikolon.

Om ni fortfarande har problem med filerna efter att ha kontrollerat ovanstående är ni välkomna att höra av er till inrapportering@socialstyrelsen.se för vidare felsökning.