Hjälp för dig som ska lämna uppgifter till Socialstyrelsens register
Information om inlämning av uppgifter till Socialstyrelsen hittar du på Socialstyrelsens webbplats.
Här har vi samlat vanliga frågor och svar. Om du fortfarande behöver hjälp efter att ha läst informationen nedan är du välkommen att höra av dig till inrapportering@socialstyrelsen.se
Ekonomiskt bistånd
Effekter av covid-19: Effekter på ekonomiskt bistånd i spåren av covid-19
Ekonomiskt bistånd - Avslutsorsaker
Insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning
Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård
Mall KHSL1 (vårdinsatser): Excelmall för bilaga 1, version 20230117 Mall KHSL2 (KVÅ-koder): kan för närvarande inte laddas ner, men vid behov kan du kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se för att få tillgång till mallen
KVÅ-koder: Information om KVÅ-koder på Socialstyrelsens hemsida Stödmaterial: Information om registret samt en beskrivning av vilka uppgifter som ska lämnas enligt HSLF-FS 2017:67 Mer information: Information för uppgiftslämnare på Socialstyrelsens hemsida KVÅ-koder som slutar på 000
KVÅ-koden ska anges på den mest detaljerade nivå som är möjlig, och den mest detaljerade nivån slutar inte på 000. Exempel:
- PD008, Bedömning av hostfunktion – kan användas för statistikrapportering
- PD000, Utredning av hjärt-kärlfunktioner, blodbildnings-, immunsystemet och andningsfunktioner – kan inte användas för statistikrapportering
- QC000, Behandling relaterad till röst- och talfunktioner
- QL000, Stöd och träning i att kommunicera
- XS910 Arbetsterapeut
- XS911 Audionom
- XS912 Dietist
- XS913 Kurator
- XS914 Logoped
- XS917 Psykolog
- XS918 Sjukgymnast/fysioterapeut
- XS919 Sjuksköterska
- XS923 Naprapat
- XS924 Kiropraktor
- XS925 Barnmorska
- XS926 Optiker
- XS915 Läkare
- XS916 Ortoptist
- XS920 Skötare (i)
- XS921 Undersköterska
- XS922 Övrig hälso- och sjukvårdspersonal
Insatser för barn och unga
Insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS
Tvångsvård av vuxna missbrukare
- 01 - Stockholm, Gotlands län
- 02 - Uppsala, Västmanlands län
- 03 - Skåne län
- 04 - Kronobergs, Blekinge, Kalmar län
- 05 - Östergötlands, Södermanlands län
- 06 - Jönköpings, Mariestads län
- 07 - Göteborg, Halland, Vänersborgs län
- 08 - Värmlands, Örebro län
- 09 - Dalarnas, Gävleborgs län
- 10 - Västernorrlands, Jämtlands län
- 11 - Västerbottens län
- 12 - Norrbottens län
Vuxna personer med missbruk och beroende
Cancerregistret - basalcellscancer
Patientregistret
Hjälpmedelsstatistik
Mall SYN:Excel-mall syncentraler, version 20221221
Mall ORT:Excel-mall ortopedtekniska hjälpmedel, version 20221221
Mall HOR:Excel-mall hörcentraler, version 20221221
Mall HKK:Excel-mall egenkostnad kommun, version 20221221
Mall HKR:Excel-mall egenkostnad region, version 20221221
Vanliga frågor och svar
Hjälpmedelskostnader för den enskilde i kommuner och regioner
- Egenkostnad kommun: Vi samlar in data om kostnad för den enskilde, inte information om förskrivaren. Om ni som kommun förskriver ett hjälpmedel ska ni redovisa vad kostnaden blir för brukaren. Om det är kostnadsfritt för brukaren i kommunen men regionen tar ut en avgift anger ni "Ingen avgift" och skriver i kommentarsfältet att ”avgift tas ut av regionen”. I dessa fall är det regionens ansvar att rapportera in denna kostnad. Om ni som kommun inte förskriver ett visst hjälpmedel alls anger ni "Inte kommunens ansvar".
- Ska vi rapportera in avgifter för hembesök, t.ex. i samband med utprovning? Nej, besöksavgifter ska inte vara med i rapporteringen. Ni ska välja svarsalternativ efter vad som gäller egenkostnaden för det specifika hjälpmedlet och skriva i kommentarsfältet om avgift vid hembesök.
- Vilka hjälpmedel ska vi ta med i statistiken?
Statistiken inkluderar endast de avgifter som avser förskrivna hjälpmedel enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Uppdraget exkluderar särskilda pedagogiska hjälpmedel inom skola, förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet. - Vad räknas som läshjälpmedel?
Under läshjälpmedel (ISO-kod 22 30) ingår ett antal hjälpmedel när det gäller egenkostnader:
Läsmaterial med ljudpresentation, läsmaterial med förstorad stil, Läsmaterial i multimedieform, bladvändare, bokstöd och bokhållare, läsmasker och typoskop, läsmaskiner, taktil läsmaterial, särskild multimediaprogramvara för presentation samt E-bokläsare. Skriv i kommentarsfält vilken/vilka läshjälpmedel det berör. - Patienten får köpa in sitt eget hjälpmedel, hur redovisar vi det?
Välj svarsalternativet ”ej förskrivningsbart” och skriv förklaring i kommentaren. - Hur ofta sker denna insamling?
Egenkostnader per kommun och region samlas in under februari månad vartannat år.
- Hjälpmedelscentraler, syncentraler: Är det antal personer med hjälpmedel, eller antal hjälpmedel som ska rapporteras i ögonblicksbilden?
Antal personer med hjälpmedel ska rapporteras. Vid fler än ett hjälpmedel per unik person, per ISO-kod, räknas antal unika personer per ISO-kod. Om en person har flera hjälpmedel på samma ISO-kod vid mätdatumet så ska dessa hjälpmedel alltså räknas som ett enda i statistiken. Med ögonblicksbild avses alla personer som har hjälpmedel inom den ISO-kod den dagen inte enbart det som förskrivs den dagen. - Vilka hjälpmedel ska vi ta med i statistiken?
Statistiken avgränsas till förskrivna hjälpmedel av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Uppgifterna inhämtas från hjälpmedelscentraler, hör- och syncentraler samt ortopedtekniska avdelningar. Statistiken exkluderar hjälpmedel som används av flera personer exempelvis det som säljs/hyrs som grundutrustning. - Hjälpmedelscentraler: Hur ska vi tänka kring ISO-kod 22 27 15, Kalendrar och tidtabeller?
När det gäller totalsiffra föregående år önskar vi att ni redovisar 1 kalender per brukare, även om de har fått 12 månadskalendrar.
Amning och spädbarnsföräldrars rökvanor
Uppdatering av lösenord efter den 26 oktober 2020
Vi har den 26 oktober 2020 gjort en uppdatering som kräver att samtliga användare vid sitt nästa inloggningstillfälle uppdaterar sin 4-siffriga pinkod till ett 12-ställigt lösenord. Om du inte redan har gjort detta behöver du klicka på länken Glömt ditt lösenord? och följa instruktionerna för att uppdatera ditt lösenord.
Det nya lösenordet ska bestå av exakt 12 tecken, minst en stor och en liten bokstav, en siffra och ett av följande specialtecken $!%*?&. Notera att åäö inte tillåts i lösenordet.
Hur registrerar jag ett konto?
Hur loggar jag in?
Jag har problem att logga in. Vad gör jag?
- Det blir oväntat fel: Ibland blir det oväntat fel när du loggar in. Oftast kan du ändå ta dig vidare till uppgiftsinlämningen och dina kontoinställningar genom att klicka på de olika rubrikerna i menyraden, då det enbart är själva startsidan som inte kan ladda ordentligt. Om det ändå inte fungerar kan du testa att uppdatera webbsidan. Om inte det fungerar kan du försöka i en annan webbläsare. Om du fortfarande inte kan logga in, ta kontakt med inrapportering@socialstyrelsen.se och beskriv vad du gjorde när du fick upp webbsidan Oväntat fel. Ange den e-postadress som är kopplad till kontot som misslyckades med inloggningen och skicka gärna med en skärmbild.
- Jag har glömt mitt lösenord: Om du har glömt ditt lösenord går du till inloggningssidan och klickar på länken "Glömt ditt lösenord?". Följ sedan instruktionerna för att återställa ditt lösenord.
- Jag får inga e-postmeddelanden när jag försöker registrera mig/logga in/ändra uppgifter: Om du inte får några e-postmeddelanden kan du titta bland din skräppost om meddelandet har råkat hamna där. Om det inte finns där, och du vet att ni inte har några internetproblem eller övriga systemproblem inom din kommun som gör att e-postmeddelanden kanske inte kommer fram, så kan du kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se. Viktigt att komma ihåg att länken i bekräftelsemejlet bara är giltig i några minuter.
- Jag får inget sms med säkerhetskod: Om du inte får ett sms med säkerhetskod skickat till dig när du försöker registrera användare eller logga in, kan det bero på flera olika saker. Du kan av misstag ha registrerat fel telefonnummer. Det kan även bero på tekniska problem hos din teleleverantör. Ibland handlar det om problem med din telefon, i så fall kan du testa att starta om din telefon eller att sätta i ditt sim-kort i en annan telefon och se om det löser problemet. Kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se för mer hjälp.
- Jag har bytt telefonnummer utan att först ändra i portalen, så nu kan jag inte logga in. Vad gör jag? Om du har bytt telefonnummer och därmed inte längre kommer in på portalen så får du ta kontakt med inrapportering@socialstyrelsen.se
Jag har bytt namn, och därmed e-postadress. Vad gör jag?
Jag ska byta telefonnummer, hur gör jag?
Jag kommer avsluta min anställning/inte längre rapportera uppgifter för min organisation. Hur avslutar jag mitt konto?
Jag har ingen jobbmobil, är det nödvändigt att registrera ett mobilnummer?
Hantering av kontaktpersoners personuppgifter
Hantering av GDPR
- Behövs det något anslutningsavtal för att få använda Filip?
Nej, det behövs inget anslutningsavtal. Socialstyrelsen samlar in data enligt gällande föreskrifter. Du hittar gällande förskrifter för respektive register under kategorin Aktuella föreskrifter och förklarande dokument ovan. - Behövs det ett biträdesavtal mellan vår kommun och Socialstyrelsen?
Nej, det behövs inte. Socialstyrelsen är den personuppgiftsansvarige när uppgifterna kommer till myndigheten. Kommun är ansvarig för uppgifter innan de överförs till Socialstyrelsen. Det anses inte som en biträdesituation. - Uppfyller inrapporteringsportalen kraven från GDPR?
Ja, läs mer på följande sida: Information om sekretessen kring Socialstyrelsens register
Mer information om hur Socialstyrelsen hanterar personuppgifter hittar du på Socialstyrelsens hemsida.
Måste vi lämna uppgifter till Socialstyrelsen?
Kan vi få tillbaka de filer vi redan har skickat in till er?
Hur sparar jag min excelfil till semikolonseparerad textfil?
Instruktion: Hur du sparar en excelmall som semikolonseparerad textfil
1. Spara din excelfil genom att klicka Spara som och välja filformatet CSV (kommaavgränsad). 2. I utforskaren högerklickar du på din csv-fil och väljer Öppna med. 3. Välj att öppna med Anteckningar. 4. Dubbelkolla att inga felaktiga rader har kommit med överst i dokumentet (t.ex. 15 rader malltext från den ursprungliga excelfilen). Ta bort dessa rader, inklusive eventuella rubrikrader. 5. Dubbelkolla att du inte får med en massa extra semikolon i slutet av varje rad. Om detta är fallet se text nedan. 6. Dubbelkolla några rader för att se att du verkligen har semikolon mellan varje fält. 7. Välj Spara som och spara som .txt-fil. 8. Dubbelkolla att filnamnet slutar på .txt och inte .txt.csv eller annat. Om du får med för många semikolon i slutet av varje rad så kan du gå tillbaka till csv-filen (ser ut som excel) och ta bort ett antal kolumner efter den sista kolumnen som potentiellt skulle kunna innehålla information (t.ex. om du har information fram till kolumn X kan du markera och ta bort kolumn Y-AK). Spara sedan och gör om steg 2-5.
När är sista inrapporteringsdatum för varje register?
Om du efter att ha läst föreskriften fortfarande känner dig osäker på vilket datum det är som gäller som sista inrapporteringsdatum för just det register du rapporterar för kan du kontakta inrapportering@socialstyrelsen.se.
Jag kan inte välja rätt register eller statistik i rullistan på sidan Lämna uppgifter. Vad gör jag?
Vår kommun beviljar insatser till personer som varken har fullständigt personnummer eller samordningsnummer, hur ska vi rapportera in dessa personer till Socialstyrelsen?
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2021:106 Ekonomiskt bistånd: I föreskriften HSLF-FS 2015:30 bilaga 1, bilaga 2 och bilaga 3 specificeras ”Om personnummer inte finns, ska samordningsnummer anges. Om inget av dessa finns, ska födelsedatum anges så långt som möjligt följt av TF00”. Detta innebär att om varken fullständigt personnummer eller samordningsnummer finns, ska TF00 (TFnollnoll) anges i slutet av födelsedatumet. Exempel: ÅÅÅÅMMDDTF00, ÅÅÅÅMMTF00, ÅÅÅÅTF00. I dagsläget godkänns även andra varianter på tillfälliga personnummer, som t.ex. födelsedatum följt av T och 3 slumpmässigt utvalda siffror.
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2015:30
Insatser för barn och unga
I föreskriften HSLF-FS 2016:22 specificeras "Om personnummer inte finns, ska samordningsnummer anges". Samt "Om personnummer eller samordningsnummer inte finns, ska ett tillfälligt id-nummer anges. Det ska skapas av kommunen och bestå av födelsedatum följt av T och 3 slumpmässigt utvalda siffror". Detta innebär att om varken fullständigt personnummer eller samordningsnummer finns, ska TXXX anges i slutet av födelsedatumet. Exempel: ÅÅÅÅMMDDT123.
Föreskriften finner du här: HSLF-FS 2016:22
Ska man rapportera personer med skyddad identitet?
Jag har ingenting att rapportera i en av filerna denna månad, men portalen godtar inte tomma filer. Vad gör jag?
Om du inte har några uppgifter att rapportera gällande avslutsorsaker (ekonomiskt bistånd) eller påbörjade eller avslutade insatser (insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning) kan du meddela detta direkt i portalen efter att du har valt delregister i rullistan på sidan Lämna uppgifter. Välj vilken period det gäller och klicka sedan på knappen "Skicka information".
Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård
Om du inte har några uppgifter att rapportera gällande KVÅ-koder behöver du meddela Socialstyrelsen på inrapportering@socialstyrelsen.se för att vi ska kunna göra korrekta inställningar i portalen för er kommun.
Vad är leverans-ID?
Varför får jag fel och varningar på sådant som tidigare gick igenom?
Vad är det för skillnad på fel och varning?
Varför står inte personnummer med i återkopplingsfilen?
Frågor om radnummer
- Jag hittar inte radnummer i mitt program, så jag har svårt att genomföra alla rättningar enligt kontrollfilen!Det går att se radnummer i program som Notepad/Anteckningar, MS Excel, Open Office och många fler. I programmet Notepad/Anteckningar får du fram radnummer genom att klicka på ”View”/"Visa" i menyraden och sedan välja ”Status Bar”/"Statusfält". Ställ muspekaren på valfri rad, så står aktuellt radnummer längst ner till höger i programfönstret.
- Radnummer stämmer inte överens mellan återkopplingsfilen och min fil
Återkopplingsfilen är baserad på den textfil du har skickat in. Radnummer som nämns i återkopplingsfilen ska därmed läsas som att de stämmer överens med radnumren i själva textfilen. Om man korrigerar sina uppgifter i t.ex. Excel kan det därför vara bra att dubbelkolla om man har med en rubrikrad högst upp i filen eller ej. Har man det kommer radnummer inte stämma överens mellan återkopplingsfilen och raden som är felaktig, utan i Excel-filen vara förskjutet då textfilen inte innehåller rubrikrad.
Notera: Programmet Notepad/Anteckningar har en radbegränsning på 1024 tecken. Om en rad är längre än 1024 tecken kommer Notepad/Anteckningar automatiskt radbryta och därmed generera en extrarad. Detta kan leda till att radnummer i återkopplingsfilen inte stämmer överens med radnummer på felande rad i filen, då kontrollprogrammet inte får nya rader oavsett hur många tecken raden består av. Detta kan framförallt förekomma vid årsrapportering av ekonomiskt bistånd. Prova att öppna filen i ett annat program, t.ex. Notepad ++, Excel eller Open office, alternativt ring in på våra telefontider (support telefon: 075-247 45 40. Telefontider: måndagar 13-15, tisdagar 9-11, torsdagar 13-15) för att stämma av vilket personnummer felmeddelandet rör.
Hur läser jag återkopplingsfilen?
- Den första fliken (Start) visar en sammanfattning av den inskickade filen, samt om den är godkänd, godkänd med varningar eller ej godkänd.
- Om den inskickade filen är godkänd med varningar eller ej godkänd så kan du se antal och typ av fel/varning på den andra fliken (Summerad info om er leverans).
- Du kan se exakta radnummer i den inskickade filen för varje fel/varning på den tredje fliken (Detaljinfo om er leverans).
- Du kan se jämförelsekontroller på den fjärde fliken (andra fliken om filen är godkänd utan varningar). Denna flik är under utveckling. Om den inskickade filen är godkänd så ser du endast flikarna Start och Jämförelser
- Du ser en lista över samtliga möjliga logiska felkoder på den femte fliken (Avvikelsekoder, allmän lista).
Insatser enligt LSS
Ska personer med beslut enligt Socialförsäkringsbalken (SFB) rapporteras in till Socialstyrelsen?
- Det är enbart beslut enligt LSS som ska rapporteras in till oss. Insatser enligt SFB ska alltså inte vara med i filen till oss. Om en person har insatser både enligt LSS och SFB som är verkställda den 1/10 är det enbart insatsen enligt LSS som ska rapporteras in till oss. Försäkringskassan kommer rapportera in insatserna enligt SFB direkt till SCB inför uträkningen av kostnadsutjämningen.
Insatser inom kommunal hälso- och sjukvård, HSL
KVÅ-koder kan tas bort, delas upp och ersättas med nya koder eller vara helt nya. Du kan läsa de senaste ändringarna på nedan sida. Säkerställ dessutom att du inte har råkat ange en yrkesbeteckning, t.ex. XS919 istället för en giltig KVÅ-kod.
Läs mer här: Information om KVÅ-koder på Socialstyrelsens hemsida
Insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning
Ekonomiskt bistånd
När det gäller felmeddelande 12: Belopp för ekonomiskt bistånd (EkbBel01-EkbBel12) saknas, vill vi att ni ta bort raderna OM:
- Ni har med rader med rena avslag där det aldrig har betalats ut några pengar
- Ni har med rader utan utbetalt bistånd under 2018, men däremot avslutsorsakskoder som syftar till utbetalningar som rapporterades under 2017. Om detta är fallet behöver ni se över er ärendehantering gällande avslutsorsakskoder, då dessa ska rapporteras för sista månaden personen fick bistånd, och alltså inte för den månad som själva ärendet avslutades.
T.ex. Om en person fick bistånd avseende december 2017 ska biståndsbeloppet stå med i 201712-filen, avslutsorsakskoden ska inrapporteras senast i 201803-filen men med avseendemånad 201712. Detta ska årsrapporteras i 2017-filen och inte i 2018-filen, även om avslutsorsakskoden rapporterades in först i mars 2018.
När det gäller felmeddelande 69: Angiven hinderkod för medsökande är inte giltig enligt kodverk i föreskriften för ekonomiskt bistånd, beror det oftast på att du antingen har med en gammal hinderkod som inte längre är giltig eller att du har med tvåsiffriga koder istället för tresiffriga.
- Du hittar korrekta hinderkoder i föreskriften. Du hittar information om vilka koder som inte längre är aktuella i den tekniska beskrivningen.
- Om du använder Excel för att korrigera uppgifter är det viktigt att du markerar alla kolumner och ändrar kolumndataformatet till Text. Om du inte gör detta är risken stor att alla inledande nollor i ett tal försvinner vid konverteringen av excelfilen till textfil, vilket därmed genererar ett stort antal tvåsiffriga koder istället för det korrekta tresiffriga.
Jag får felaktigt format på personnummer (t.ex. 1,92E+11), hur får jag det att bli rätt?
Jag har följt manualen för att göra om min excelfil till semikolonseparerad textfil, ändå får jag samma felkod. Vad gör jag fel?
KHSL2: 9999;;191212121212;1;;PD008;20210124;XS919;;;;
Vanliga felaktigheter i format på raderna i textfilen i fetstil samt understruket: SOL1: "9999;;202101;1,9121E+11;2;1;777;0;0;0;0;9;8;0;0;0;0;0;0;0;0;0;8;88;0;" SOL2: "9999;;202101;191212121212;0; 88; 88;8;1;20190503;20190503;20191124;2;0;1;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;9;1;1;0;0;3;3;" Följande fel finns: citattecken runt raderna, felaktigt format på personnummer, rad avslutas med semikolon, filen innehåller mellanslag (siffrorna 88 är alltså korrekta, men inte mellanslagen framför dem). KHSL2: 9999;;191212121212;1;;PD008;20210124;XS919 Följande fel finns: fält saknas i slutet av raden för yrkesbeteckning 2-5. Varje rad ska avslutas med 5 fält för yrkesbeteckning. Om inte alla fem fält fylls med en kod ska fälten lämnas tomma. Varje rad ska innehålla 11 semikolon.
Om ni fortfarande har problem med filerna efter att ha kontrollerat ovanstående är ni välkomna att höra av er till oss via mail inrapportering@socialstyrelsen.se eller på vår support telefon: 075-247 45 40. Telefontider: måndagar 13-15, tisdagar 9-11, torsdagar 13-15 för vidare felsökning.